La limitation des e-mails, un vrai problème pour les usagers

Merci au Club INFONORD et APROGED pour leur réunion pertinente sur le sujet de l’archivage des e-mail.

Problème actuel qui pose soucis à bon nombre d’utilisateur d’Internet, notamment de mail. Le club Infonord en compagnie de l’Aproged à répondu à certaine question que nous pouvons nous poser.

Comment archivé ses e-mail, alors que le serveur de celui est surencombré ?

La question est posé : En effet depuis les 10 dernières année le contenu e-mail à augmenté de 60%, chose que les fondateurs n’avait pas imaginés. De ce fait, les multiples serveurs se sont rapidement saturés. Les entreprises modernes doivent désormais faire face a une recrudescence du trafic d’information sur internet notamment avec la notion de partage. De nouveaux types de contenus apparaissent alors : photos, vidéo...
Le mail, juridiquement parlant, à était définie le 21 juin 2004 lors de la loi sur la confiance dans l’économie numérique comme :
« On entend par courrier électronique tout message, sous forme de texte, de voix, de son ou d’image, envoyé par un réseau public de communication, stocké sur un serveur du réseau ou dans l’équipement terminal du destinataire, jusqu’à ce que ce dernier le récupère ».

Certaines questions se pose alors :

 le contrôle par l’employeur des mails de ses salariés

 sa durée de stockage pour faire valoir ses droits lors d’un litige

 quoi et quand faire une déclaration à la CNIL ?

 quel sont les risque à l’utilisation d’un spam ?

 comment gérer et stocker les documents numérique (e-mail...) ?

 qu’en est-il de l’archivage des pages référencées en cache par Google ?

 Par force d’étude et de recherche sur la question, des solution sont était trouver pour pallier à ses failles :

 une réglementation sur l’utilisation de Spam : soit 750 € d ’amande par courriel envoyé

 5 ans de conservation des courriers (courriels et papiers)

 10 ans pour les commandes supérieur à 120 €

  alors de la mise en place de contrôle d’ échanges numériques dans une entreprise, les salariés doivent être informer une charte descriptive peut alors être définie est déposer à la CNIL pour plus de précaution.

 Après le départ d’un salarié, la durée de vie de ses correspondances sont de 6 mois. Avec son accord, l’employeur peut s’il en a l’utilité demander un allongement (seulement pour des donnée professionnel et nécessaire à la pérennité de l’entreprise) .

 Cependant, la question d’archivage reste encore un mystère...en effet techniquement, la question se pose encore....hors la sauvegarde de documents numériques parait nécessaire et vital pour une entreprise mais l’archivage de celles l’est encore plus. Il est important de noter cette distinction entre sauvegarde et archivage.
 L’archivage permet d’assurer une pérennité et de donnée une valeur probante à un document ; alors que, la sauvegarde s’effectue à court terme et ne permet pas de garantir une intégrité des données. De plus, il faut savoir que 30% des sauvegardes terminent en échec.

Nonobstant, certains éditeurs informatique proposent des solutions plus ou moins efficace pour pallier à cela en proposant des serveurs de gestion de l’archivage des e-mails (gestion complète, archivage automatique par thème....) :

 OEMC Documentum (emailXtender)

 Open Text

 C2C Archiveone...

Maintenant à vous de jouer..........